Implantação de sistemas sem surpresas!

Quem nunca passou por surpresas durante uma implantação de sistemas na empresa? pode ser qualquer tipo de implantação de sistemas, um ERP completo top de mercado, um BI, controle de cartão de ponto, ERP verticais, etc. além disso tem também o stress da implantação, o trabalho árduo, cadastros e mais cadastros à fazer, configurações, treinamentos para usuários que não tem tanta experiência com informática, enfim, a certeza que temos é que algo inesperado sempre acontece, percebe alguma semelhança com a famosa lei de Edward A. Murphy, Murphy foi um engenheiro aeroespacial muito sábio e já dizia resumidamente algo assim “Se existe uma possibilidade de algo dar errado,  certamente vai dar errado”, muitos acham graça neste pensamento, mas o que poucos sabem é que Murphy gostaria de ser levado a sério com essa frase, pois a idéia dele era que as pessoas usassem essa teoria para se preocupar mais com os riscos de algo dar errado, com planejamento antes da execução e no caso de uma implantação de sistemas é exatamente isso que permite a mudança com menos impactos e mais segurança, o planejamento definitivamente é chave do sucesso, abaixo algumas sugestões de premissas básicas para se avaliar visando evitar as surpresas indesejadas durante o processo de implantação de software:

Pesquisar o melhor sistema.

Você precisa pesquisar o melhor sistema, ter a certeza de qual sistema vai atender as necessidades primordiais que seu negócio precisa com a melhor relação custo/benefício/prazo/metodologia de implantação, isso faz toda a diferença em um projeto de implantação, você precisa saber o que esta comprando, o que será entregue, o que vai receber, quando vai receber, quais os riscos envolvidos nesta entrega, como será feito, como será a comunicação, como serão os treinamentos, quando colocaremos o sistema em produção, de que forma, existirá um ambiente de homologação, etc.

Os Custos

Aprendi com uma pessoa que custo para melhorar seu negócio não deve ser encarado como tal e sim como investimento, pois afinal vislumbre os benefícios que o novo sistema lhe trará e não apenas perceba que é caro, o custo da aplicação é importante mas não é tudo, todos conhecem o ditado popular “O Barato sai caro.” se for para comprar algo para ter “dor de cabeça” é melhor continuar com o que tem pelo mesmo preço, veja a forma de pagamento se é possível parcelar, pagar por etapas, o BNDES ( Banco Nacional do Desenvolvimento ) também pode lhe ajudar nessa empreitada, o governo não faz mais do que a obrigação dele em ajudar a alavancar o crescimento das empresas brasileiras, além disso verifique se custos da implantação tais como hospedagens, deslocamentos, alimentação dos profissionais já estão inclusos.

Os Benefícios

A Nova aplicação antes de tudo precisa atender ao que seu negócio já faz, muita gente compra o sistema por impulso por lhe possibilitar a fazer muitas coisas novas, mas se esquece de verificar se o novo sistema faz o que a sua empresa já faz hoje, depois se vêem obrigados a investir mais para fazer customizações e fazer algo que já tinham com o sistema antigo, ou seja,  o novo sistema precisa ter o “algo mais” e fazer o que você já faz, além disso, os benefícios precisam garantir a diferença em relação a seus concorrentes, benefícios como gráficos dinâmicos, estatísticas, informações em tempo real para tomada de decisão, desempenho, mobilidade, business intelligence, multi-empresas, segurança, etc. depende do seu negócio.

Os Prazos

Os prazos também são importantes afinal “tempo é dinheiro” você prefere pagar um valor alto para ter algo hoje ou o mesmo valor para ter algo daqui a 60 dias? Quanto tempo levará para implantar este novo sistema? O sistema escolhido pode ser completo e complexo por isso certamente para usar todas as suas funcionalidades pode levar meses de implantação, neste caso é melhor planejar a implantação por etapas, implante as funcionalidades mais importantes e vitais deixe a “perfumaria” para depois, seja firme, lembre-se que o tempo em que chorávamos e esperneávamos para ter algo que queríamos na hora já passou, isso era quando éramos crianças, hoje precisamos entender que uma implantação de sistemas não é uma pastelaria aonde você chega pedindo um de queijo, um de bauru, etc. e que tudo funcionará de primeira, uma implantação de sistemas é algo sério e realmente leva tempo.

A Metodologia de Implantação

A metodologia de implantação deve demonstrar as etapas, o processo de implantação, o “como será feito”. Algumas etapas macro obedecem a boas práticas do PMI ( Project Management Institute ) uma entidade mundial sem fins lucrativos que trocam idéias e experiências de gerenciamento de projetos em busca do projeto perfeito, juntos eles publicam  o PMBOK (Project Management Body of Knowledge ) um guia com boas práticas para gestão de projetos, uma implantação de sistemas pode ser tratada como um projeto ( afinal um projeto sempre obedece o ciclo: inicio, meio e fim e a implantação de um sistema também ), logo a empresa que será responsável pela implantação do sistema deve ter uma excelente metodologia de implantação para garantir a entrega, o orçamento e o sucesso do projeto, abaixo as etapas macro baseadas no PMBOK:

- Iniciação
- Planejamento
- Execução
- Monitoramento e controle
- Encerramento

No próximo artigo entraremos a fundo em cada item da metodologia, mas estas são as premissas básicas que acredito serem necessárias antes de iniciar a compra e a implantação de um sistema.

Agradeço a atenção e peço que deixem seus comentários, a idéia é ajudar quem possa estar planejando passar ou passando por uma situação de implantação de sistemas.

Este artigo também está disponível no site: www.tiespecialistas.com.br

Obrigado,

Fernando Lino.